دبیرخانه‌ها قلب تپنده‌ی همایش‌ها هستند. دبیرخانه فارغ از بخش اداری آن که مربوط به امور اجرایی و اداری کنفرانس‌ها و کنگره‌هاست، داستانی کاملاً متفاوت دارد. پذیرش حرفه‌ای که ویترین هر سمینار و همایش است. در ادامه ثبت‌نام، تقدیم هدایا، راهنمایی مدعوین به تالارها و یا هدایت مدعوین ویژه به جایگاه مخصوص ازجمله وظایف دبیرخانه‌‌ی حرفه‌ای مرکز همایشهای بین‌المللی رایزن است. در یک سمینار بین‌المللی که مدعوین و سخنرانان از ملیت‌های مختلف گرد هم می‌آیند، بدون شک وجود میز پذیرش یکی از مهم‌ترین فاکتورهای اعتباربخش به مراسم است. اما وظیفه دبیرخانه همین‌جا به پایان نمی‌رسد. دبیرخانه با در اختیار قرار دادن امکاناتی مثل رایانه، تلفن، فکس، دستگاه کپی، دسترسی به اینترنت، اتاق مصاحبه و هر نوع ابزاری که تسهیل‌گر فعالیت‌های برگزارکنندگان رویداد و اهالی رسانه برای پوشش اخبار باشد، می‌کوشد تا فضای راحت و مطمئنی را برای همکاران رسانه‌ای فراهم آورد.